PORADY PRAWNE ONLINE

Organizowanie konferencji krok po kroku

Sprawy cywilne, gospodarcze, podatkowe, prawo transportowe, Karta Nauczyciela

Organizacja konferencji to nie lada wyzwanie. Przygotowanie profesjonalnego wydarzenia wymaga zaangażowania wielu sił, skoordynowania pracy wielu osób oraz przeznaczenia znacznych środków finansowych. Czas, jaki jest potrzebny do zorganizowania prestiżowej konferencji, może wynosić nawet kilka miesięcy. Wszelkie pomyłki i ewentualne opóźnienia są w tym przypadku nie do zaakceptowania. Jak uniknąć wpadek i o czym należy pamiętać, aby organizowana przez nas konferencja spotkała się z pozytywnym odbiorem wszystkich uczestników? Podpowiadamy, jak zorganizować konferencję krok po kroku.

Organizowanie konferencji krok po kroku

Konferencja – dla kogo?

 

Niezależnie od tego, jaka będzie skala organizowanego przez Ciebie wydarzenia, w początkowym etapie konieczne jest dokładne przemyślenie koncepcji. Musisz zatem odpowiedzieć sobie na kilka kluczowych pytań. Przede wszystkim zastanów się nad tym, do jakiej grupy docelowej chcesz dotrzeć, jaki jest cel organizowanego przez Ciebie wydarzenia, a także gdzie i kiedy zamierzasz je przeprowadzić.

 

Temat konferencji powinien być interesujący dla jej uczestników, odpowiadając jednocześnie na panujące aktualnie trendy w danej branży. Od tematyki spotkania zależy również to, jakich prelegentów zaprosimy do współpracy. Jeżeli zastanawiamy się nad tym, gdzie zorganizować konferencję, bardzo dobrym rozwiązaniem może okazać się połączenie tematyki konferencji z charakterem miejsca, w którym zamierzamy ją zorganizować. Jeżeli zatem planowane przez nas wydarzenie będzie dotyczyć na przykład rozwoju i nowych technologii, warto postawić na nowoczesne centrum konferencyjne – mówi pracownik firmy salerezerwacje.pl.

 

Kolejna ważna kwestia to dokładne określenie profilu zaproszonych gości. To on w głównej mierze zadecyduje bowiem o charakterze całego spotkania. Jeżeli organizujesz konferencję dla architektów, idealną lokalizacją z pewnością okaże się obiekt charakteryzujący się ciekawym designem czy innowacyjnymi rozwiązaniami konstrukcyjnymi. Z kolei spotkania o charakterze typowo biznesowym warto organizować w obiekcie konferencyjnym zlokalizowanym w centrum biznesowym.

 

Stwórz harmonogram konferencji i określ kosztorys

 

 

Organizacja szkoleń i konferencji wymaga przygotowania dokładnego scenariusza. Jeżeli planowane przez Ciebie wydarzenia jest prestiżowe i bardzo złożone, harmonogram taki powinien zawierać możliwie najwięcej szczegółów, dzięki którym będziesz w stanie przewidzieć ewentualne trudności i niepożądane sytuacje. Opracowanie scenariusza okaże się również bardzo pomocne we współpracy z licznymi podwykonawcami, czy też do określenia kosztorysu. Jeżeli dysponujesz ograniczonym budżetem, już na tym etapie będziesz w stanie podjąć decyzję na temat tego, co jesteś w stanie zapewnić, a z czego ewentualnie możesz zrezygnować.

 

Pamiętaj, aby przeznaczyć dodatkową kwotę na nieprzewidziane wydatki. Określ wszystkie nieprzekraczalne terminy, a także przygotuj listę kontaktową z numerami telefonów oraz adresami mailowymi osób zaangażowanych w organizowane przez Ciebie wydarzenie.

 

Wybierz miejsce konferencji

 

Wybór odpowiedniej lokalizacji to jeden z najważniejszych aspektów decydujących o powodzeniu danego eventu. Miejsce konferencji ma ogromne znaczenie zarówno dla organizatora spotkania, jak i dla jego uczestników. Kluczowy okazuje się wygląd oraz standard danego miejsca. To, na co należy zwrócić szczególną uwagę, to przede wszystkim kwestia dojazdu do wybranego obiektu. Powinien on być dogodny dla wszystkich uczestników, bez względu na to, jakim środkiem transportu będą się oni poruszać, Obecnie w cenie są miasta z klimatem - np. Toruń – podpowiada pracownik firmy salerezerwacje.pl.

 

Pamiętaj, aby zapewnić gościom wystarczającą liczbę miejsc parkingowych. Organizacja konferencji to także dbałość o niezbędne wyposażenie, a więc odpowiednie oświetlenie i nagłośnienie, wystarczającą liczbę krzeseł i możliwość ich rozstawienia czy dostęp do Internetu. Zwróć uwagę na to, czy dostępny sprzęt oferowany jest w cenie wynajmu sali, czy trzeba jednak dodatkowo za niego zapłacić. Bardzo istotna jest także atmosfera, jaka panuje w wybranym przez Ciebie miejscu. W znacznym stopniu tworzą ją pracujący tam ludzie. Zadbaj o profesjonalną obsługę – liczy się przecież najwyższy komfort gości.

 

Organizacja konferencji – zaproś do współpracy podwykonawców

 

 

Organizacja eventu, jakim jest konferencja, to również ogromne wyzwanie logistyczne. Warto postawić na obiekt oferujący również dodatkowe usługi, takie jak catering czy wynajem profesjonalnego sprzętu. Niektóre centra konferencyjne dysponują bazą sprawdzonych podwykonawców, których są w stanie polecić. Dzięki temu, zamiast kontaktować się z wieloma podwykonawcami jednocześnie, można ustalić szczegóły wydarzenia z jednym pracownikiem centrum konferencyjnego. To doskonały sposób na zaoszczędzenie tak cennego czasu.

 

 

 

Organizacja konferencji wymaga podjęcia wielu działań, a także ogromnego poświęcenia i zaangażowania. Pamiętaj, aby w trakcie wydarzenia w pełni kontrolować jego przebieg. Staraj się zachować spokój, nawet w najtrudniejszych sytuacjach. Zadbaj o informację zwrotną. Stwórz w tym celu ankietę i rozdaj ją uczestnikom pod koniec konferencji. Dzięki temu dowiesz się, czy organizowane przez Ciebie wydarzenie spotkało się z pozytywnym odbiorem gości. Zachowaj dla siebie wszystkie wskazówki i ewentualne sugestie – z pewnością okażą się one pomocne przy organizacji kolejnego eventu.


Sprawy cywilne, gospodarcze, podatkowe, prawo transportowe, Karta Nauczyciela
Data: 12.09.2017 10:10
Autor/Źródło: Autor zewnętrzny
Kategoria: Zarządzanie
Słowa kluczowe: konferencja, organizacja konferencji, zarządzanie, finanse

Szukasz porady prawnej?

Prześlij swoje pytanie do doświadczonych prawników:
® 2011 - 2017 SerwisPrawa.pl sp. z o.o. Korzystanie z portalu oznacza akceptację regulaminu.